Comment mieux s’organiser avec la matrice d’Eisenhower ?
Dans mes accompagnements, je rencontre souvent des personnes qui se sentent en urgence par rapport au temps, qui « courent » après le temps, qui sont en permanence débordées ou qui ont des TO DO list à rallonge (ce qui a pour effet inverse de l’objectif fixé, car voir une liste qui s’allonge peut nous amener à être démotivé vis à vis de l’ampleur des tâches à accomplir)
Un des outils que j’aime utiliser en coaching pour accompagner, mes client.es sur le chemin de la libération mentale, c’est de pouvoir mettre en place une organisation qui leur ressemble, qui s’appuie sur leur activité, leurs contraintes, leurs ambitions en utilisant notamment la Matrice d’Eisenhower.
Cet outil d’organisation a été créé par Dwight David Eisenhower. Elle est un outil incontournable, simple d’utilisation et d’amélioration de la productivité.
Cette méthode a l’avantage de réfléchir sur la priorisation des tâches et de prendre un certain recul afin de vous aider à faire une analyse des objectifs à se fixer.
En effet, je parle souvent que parfois, il vaut mieux « perdre » son temps à planifier les différentes tâches que nous avons à réaliser au cours de notre semaine, mois, année plutôt que de naviguer à vue.
La matrice peut être utilisée dans plusieurs domaines :
- Pour la gestion du temps
- Organisation de son travail
- Priorisation
- Prise de décision
Donc première étape, je vous invite à vous prendre un temps pour vous en chaque début de semaine, ou fin de semaine en fonction de vos préférences pour organiser vos tâches à faire et à les classer dans cette fameuse matrice en fonction des 4 catégories suivantes :
Pour ma part, j’aime utiliser le papier et je trace sur une feuille A4 en format paysage, les deux grands axes : important / pas important Urgent / non urgent.
Le fonctionnement de la matrice :
- Les tâches importantes et urgentes sont celles que vous avez à faire à Faire, à traiter en priorité absolue. C’est celles qui nécessitent votre attention. S’il y a plusieurs tâches à faire, classez-vous un ordre de priorité, et positionner les directement dans votre agenda. De préférence, traiter celles pour lesquelles vous avez le moins d’appétence en premier afin de vous en « débarrasser » rapidement et d’avoir la satisfaction de la réalisation de ces tâches.
- Les tâches urgentes et non-importantes, je vous invite à Déléguer. Sollicitez votre entourage, lister quelles sont les ressources que vous avez à disposition. Vous avez du mal avec la délégation, je vous comprends tellement toutefois, je le disais encore à une cliente il n’y a pas longtemps, la délégation nous permet de passer à un stade de développement hautement supérieur dans nos activités. Vous ne savez pas déléguer, cela s’apprend, je peux vous accompagner à éliminer vos croyances à ce sujet, à mettre en lumière vos freins afin de passer à l’action.
- Les tâches importantes et non-urgentes sont à Planifier. Pour certaines personnes, la planification est un état d’être, simple et facile à mettre en place. Pour d’autres, cette planification est juste un fardeau. Horreur de la routine, manque d’anticipation… quelques soient vos freins, je peux vous assurer que la mise en place de routine de planification peut sauver votre agenda et votre équilibre pro/perso. Testez des méthodes différentes, ce qui vous conviendra le mieux, ce n’est peut-être pas la première méthode de planification qui va fonctionner pour vous. Expérimentez et voyez ce que vous pouvez tenir sur le long terme.
- Les tâches non-importantes et non-urgentes : identifiez-les et Supprimez-les de votre charge mentale. Sois-vous les notez sur votre agenda sur une page dédiée aux futurs comme des projets potentiels à faire, des envies, etc… Soit franchement vous ne le ferez jamais alors assumez de les rayer définitivement de votre to-do liste et alléger vous mentalement de ce qui vous pèse.
Par ailleurs, le degré d’urgence varie en fonction de la personne et de son ressenti par rapport à la tâche en question, lié à son état de stress, ses compétences, son expérience, son mode de fonctionnement, etc.
Ainsi, pour remplir la matrice efficacement, il est essentiel de faire preuve d’objectivité et de se baser sur des éléments factuels et concrets dans la mesure du possible.
Rendez-vous dans mon agenda pour un entretien téléphonique et discuter de votre projet, problématique : https://lnkd.in/eSCMK9ax
Un précédent article qui est intéressant : https://biendanssonjob.fr/partir-ou-rester-pourquoi-est-ce-si-difficile-de-prendre-cette-decision/
